北京智联软件酒店客房综合管理系统

http://www.hotel.hc360.com2015年08月10日14:14 来源:凤凰网T|T

    客房管理系统说明

    客房管理系统主要由前台预定、接待、收银、交班、财务查询、系统设置等组成,前台人员登陆系统进行业务操作前,必须由系统管理人员事先在系统设置中进行必要的设置才可以。

    第一章、前台管理

    前台管理是客房业务系统的核心,客房管理系统中的基础,前台管理的主要功能有两个:接待和收银,从客人的入住、入住期间发生的各种问题的处理、客人最后的离店和结帐,都由接待和收银来处理。反映在系统中的主要操作有:商谈房价录入客人资料、发放房卡、录入消费、收取押金、处理帐务等,针对这些操作下面进行详细的讲解。

    登陆系统首先呈现在你面前的是“房态图”,各种图形代表各种房态。房态图用来表现客房的各种实时状态,如入住、空房、干净、脏房、钟点房、长包房情况等等。

    一、登记入住

    当客人来店要求入住时,首先要为客人安排房间,建立帐单记录客人的房间信息和消费信息。而安排房间,先要清楚客人的类型是:散客、团队、免费、自用中的哪一类型,因为客人的类型决定了如何为客人开房登记。

    散客:开房时,可能是多间或是一间,但是每个房间是单独结帐(或押金各自交)。

    团队:开房时,开多间房,同时由某一间房负责帐务(押金统一交)。

    免费:客人是酒店外部人员且酒店进行免费招待,开房数量不限。

    自用:酒店内部人员用房免费入住,开房数量不限。

    长包房:客人长期租住该房间,定期收取房费。

    客人开房登记入住,含包两步操作,填写“开房登记单”、“押金单”(免费或自用一般不收取押金),填写押金单收取押金之后才表示客人的正式入住,才可以为客人发放房卡,各类宾客排房不同,但填写登记单收取押金的操作都是一样的。

    登记、收取押金、发放门卡,这些操作完成后,客人正式入住酒店。

    二、客人在店

    客人入住酒店后,即在店期间会产生很多需求,在系统中处理这些需求的操作主要有以下部分。

    1、调整房价

    2、更换房间

    3、房间续住

    4、拆房联房

    5、预付金

    6、修改登记

    7、消费录入

    8、消费冲减

    三、客人离店

    客人离店这里分为两大步骤:(一)退房、(二)结帐;因为退房时有的客人不一定结帐,只是把房间退掉,而帐务还暂挂在那里等以后再结帐,也就是通常说的离未结,如团队中有的客人先退房而帐单留给后走客人结,所以直接结帐点“直接结帐“,退房暂时不结帐“点退房不结帐“,可以日后再结帐。

    1、直接结帐

    所有房间全部退房了,客人已经全部离店,这时进行帐务处理。

    2、退房不结帐  

    四、扫房

    客人离店后,等待客房中心打扫完毕房间后,该房为干净房,选择该房间右击点“客房扫房”即把该房置为“干净房”,点“全部清扫”则把全部房间都置为干净房。

    五、预定

    预定首先登记预定信息,预定信息登记完成后,进行排房。如果是当天预定当天入住房间为预定状态,如果不是,则为登记状态,到预定日期时自动转化为预定状态,如果预定客人未到,夜审时预定房自动取消预定,对预定状态的房间可提前制门卡。预定客人到店时,可以找到该预定信息下的房间点“快速入住”直接预定转入住,自动根据预定类型转到散客或团队登记,客人不是一起到达时可选中先到房间点“快速入住”,其他房间继续保留等待下一批次客人。     

    六、交班(交款)

    1、交班:主要是记录每班实际的收款退款情况——现金帐、银行卡、签单等(备用金除外,为默认金额);

    单据:把押金财务联单独一叠按房间顺序摆放,无论该客人是否离店;客人结帐单财务联也单独一叠摆放(把客人交回的押金联和其他单据订在结帐单后面,有几张订几张),交班时,交接给下一班次;

    查看报表:宾客帐户余额表:哪天交班查看哪天的宾客帐户余额表,如26号交班查看26号的报表

    2、交财务

    交财务:主要是记录每天实际的收退款情况——现金帐、银行卡、签单等,包括所有在店、离店客人的押金与结帐款;交财务是第二天把上一天的帐款交给财务,这样前台永远只保留当天的款项;如26号交财务,交接的金额为25号的现金等款项,由于25号的帐已经交给财务了,这时前台只剩下了当天26号的款项(备用金除外,为默认金额);

    查看报表:宾客帐户余额表:查看前一天的宾客帐户余额表,如26号交财务时查看25号的报表;按照报表中现金、银行卡等显示的金额交财务

    七、其他

    1、离店客人(帐单查询)

    对历史的营业数据进行查询,方便,快捷,支持模糊查询。

    2、在店客人(帐户管理)

    可以查看在店客人的帐户情况及离店未结帐客人的帐户情况,在店客人押金是否充足,如果余额和明日余额为红色则该帐户需要续交押金。

    3、会员管理

    八、报表中心

    1)当前客人查询(在店客人)

    查询当前在店客人

    2)历史客人查询(离店客人)

    查询离店客人

    1)消费入帐查询(消费查询)

    可以查询酒店内

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