你未必知道的采购知识

http://www.hotel.hc360.com2016年04月18日08:54 来源: IHMA范云飞T|T

采购部门最终酒店餐饮管理中的重要部门,为了做好采购工作,采购部门坚持安全采购七大法则。

    No.1

    采购部门必须要得到有效的监察和控制

    要有公心、综合实力强的人才去担当,最好不要一个人是多人,或者说是高层领导,甚至是老板自己。

    采购的确是一个非常感敏的部门,经济命脉在这里开始,采购每购回的物料不仅仅是花掉的公司的钱,很多时侯是采购花出的钱掌握着这个企业的生死兴衰,一个小的东西可能因为监控不好,出现了后果有时是因私利或责任心不到位,良心不足而酿大祸。

    采购的价格的高低要质量前提保证去谈。

    因此质量的定性与控制需要人去抓。只有规范了质量技术要求后才能去这个范畴寻找圈内的供应商,做到性价服务三比,做到监督与检测的前提前价格才是真成本。

    我做过的一个公司在采购部专门设立了一个监查科:这个科6人左右,他们的工作除了正常的配合仓管收货,查看最表面的问题,重量或可看得见的质量外,他们还一项工作就是经常到市场上去寻查购买的价格情况是否合理、是否有重大问题。他们的工作与采购是协作又矛盾的。虽然他们只是对市面上的能查到东西的行情质量做了解做证实,这也无不例外的扼杀了很多大的问题的漏洞。当然对大的从厂家去购真的要一个真正熟悉市场的领导去监督,去证实采购东西的合理性。

    No.2

    采购的采购工作内容越细越分解越好

    适当的合理,七成工作量是最佳适度。

    我这样讲并不是说我是一个怕多做事的人。但是有一个理念是对的,同样一个用心做事的人,他并没有超凡的能力,如果他现在的工作量是1,他会做得很完美,他会花10成的用心度去做。同样如果他现在工作是10,他可能再尽心为了完成工作他会花1成的用心度去做。

    采购的事务太多,一是他会处于应付性的完成工作,他不会也没时间和精力去做更深层的工作。他出错的机率也会较高,采购领导关注他实质性的东西也会越少。可能腐败的地方也会更多。相对来说如果一个采购工作量超了负荷,这时领导出来分忧解决问题,也成了非常正常合理和采购非常需要的。

    一个人掌控的东西越多,做多事不是一件好事,采购上更是如此,越细,只要监督到位所能收集的信息反应的情况会更多。所以相对来说,我们可以不用去考虑多用几个员工所多花去的工资,多几个人把工作做得更细一些漏洞少一些,这些无形之中所降低的采购风险,所杜绝的腐败带来的效益要可观得多。

    No.3

    采购工作有记录,要经常总结汇报和分析

    这不是说形式,这也是检测和监督采购工作的一种方式。当工作量相对减少时,管理者有权要求,也应该要求做这方面的工作。

    采购工作不仅仅是只应付了生产所用就行了,关键是时刻对自己的业务要有创新,要有分析。

    工作有记录可能是很繁杂而且很多人不适,但有时铁定如山的记录会胜过口言巧语的编导。定期的分析,或重大采购事件的分析,管理者可以从这些分析汇报中去核实这些采购信息是否准确,是否有效。就是一个不同的人,层次不高的人,他独特的分析定也有有利之处。用人上有时有一个误区,认为某个人做事做越多,越做得有点马虎是正常的。感到只要胜任工作多,目的达到了,事情完成了。实则不然,没有任何记录和分析总结的工作,会让领导真正看不到有些深层次的东西。

    合理用人,适量分配工作,高标准要求员工,加上有效管控是更完美的状态。

    No.4

    注重对采购资讯的管理

    采购的信息,一切在办公过程中总结收集的情报、资料、甚至总结、分析要谨慎管理,并要有危机管理意识,万一这个采购员不做了,那么接下来的正常交接工作是否正常,原有资料是否存在,客户群是否有影响,联系方式,帐务往来是否明朗受控等等。

    因此公司在对每一个采购工作期间资讯要妥当管理,人可以再招,但信息与经验是一时招不回来的。

    No.5

    物料供应商要有足够的备用和替换的商家

    供应商的培养是要花时间和精力的,由于产品结构变动,由于老供应商的更新跟不上我们的需求,老供应商无法完成采购订单,质量无法保障,我们在仓促之中也很难得找到好的商家进来。甚至有时我们可能会牺牲一时短暂的利益,也要给物料多备一两个可用的商家。

    在不是很急的单子给新客户足够的时间去感受参与我们合作的兴趣。有时做生意就是放长线钓大鱼。没有人愿意和采购方做生意,采购方受限于某一供应商,这的确是采购的悲哀。

    No.6

    坚实的技术支持和品质管能有效地提高采购的质量和效率

    有时如果是技术资料更改频繁,时间紧迫,这时给采购留出来的时间有限了,这里就会发生几种结局:

    一是的确无法完成任务;

    二是马虎完成任务;

    三是有漏洞完成任务。

    以上三种情况让公司会显得无可耐何,顺其自然。如果是技术问题,计划问题做好了,采购就没有众多可搪塞的理由。

    No.7

    从打样开始就做到公平公正

    打样时,打样车间最好能给多份打样参照物,可以分给多家厂家,这样在保证比较各家交期的同时也可以更深地了解到打样质量。

    打样的产品包装最好空白包装,不显示厂名,只有编号。

    这样可以避免人为认为谁家好,谁家好,谁家不好的第一直觉。这样操作更加透明化,公平化。

    以上七大法则,是采购管理者们在工作实践中慢慢总结而出,对于采购部门的员工们有着重要的指导意义,坚持这七大法则,将是保障采购安全进行的重要原则。

责任编辑:毕兰菲

免责声明:凡注明来源本网的所有作品,均为本网合法拥有版权或有权使用的作品,欢迎转载,注明出处。非本网作品均来自互联网,转载目的在于传递更多信息,并不代表本网赞同其观点和对其真实性负责。

> 您可能还会关注的

酒店漫天喊价酒店高管必看四大霸王条款更多>>

慧聪市场

官方微信开通

扫扫尽览
最新资讯